Senin, 20 Oktober 2008

1. Seiri,Ringkas,Sort,Tidiness(1)

Mungkin sebagian besar dari kita sering mendengar istilah 5R ( Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dam Rajin ) atau yang 5S ( Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke), dan bahkan sudah banyak yang menerapkannya di Perusahaan. Ilmu yang berasal dari Jepang ini menurut sebagian orang adalh suatu konsep Manajemen yang sangat sederhana dan “ gampang “, namun dalam prakteknya tergolong “ gampang – gampang susah “ karena berkaitan dengan perilaku dan disiplin karyawan.

PENTING R1

Dari lima tahapan 5r tahapa pertama R1 adalah tahap adalah tahap yang paling sukar disamping tahap terakhir/kelima (R5). Karena pada tahap ini dibutuhkan keputusan – keputusan manajemen yang dari pengalaman tidak terlalu mudah diperoleh, namun kerberhasilan tahap ini penting untuk diusahakan mengingat tahap R1 akan berpengaruh banyak pada keberhasilan penerapan tahap selanjutnya.

Meringkas ( dalam R1 ) barang, alat, mesin, dokumen, ruang, pekerjaan, dan lain sebagainya yang tidak dibutuhkan dalam pekerjaan , merupakan langkah awal penerapan 5 R. Namun begitu, proses ringkas tidak hanya memilah barang yang perlu dan tidak perlu saja, tapi juga memformulasikan kebijakan untuk mencegah masalah pada sumbernya.

Ringkas ( R1 ) ini sangat penting, karena aktivitas 4R lainya akan lebih mudah karena selanjutnya ditempat kerja hanya ada barang yang diperlukan saja. Seperti di ungkapan oleh Ir. Kristanto Jahja dalam bukunya berjudul “ 5 R Dasar membangun industri Kelas Dunia “, tanpa di awali dengan aktivitas ringkas, penyerapan R lain akan sia-sia karena masih banyak barang tak berguna ditempat kerja.



SASARAN R1

Dengan Melakukan aktivitas R1, setidaknya ada tiga sasaran yang diharapkan terjadi :
1. Membantu manajemen dalam mengambil keputusan secara tepat terhadap status setiap barang, alat, mesin. Dokumen, ruang, pekerjaan dan sebagainya.( selanjutnya disebut barang ) yang tidak diperlukan.
2. Pengelompokan barang – barang berdasarkan tingkat kebutuhannya ( Sering-Kadang-Jarang ).
3. Melakukan tindakan eliminasi barang yang tidak diperlukan pada sumbernya.
Sayangnya, dalam melakukan proses R1, seringkali kita dihadapkan dengan berbagai alasan dan kepentingan. Akibatnya, proses R1 sering tersendat. Bahkan jalan di tempat. Untuk itu diperlukan sebuah metode, untuk mereduksi tersendatnya proses R1 tersebut. Selain pengelompokan barang-barang dengan kategori “ Diperlukan “ dan “ Tidak Diperlukan “, kebanykan orang dihadapkan masalah keragu-raguan dalam mengelompokan. Dalam realitanya, barang yang masuk dalam kelompok “ragu-ragu” ini biasanya lebih banyak ketimbang dua kelompok lainnya. Akibatnya, dibutuhkan sebuah tempat untuk menampung barang-barang tersebut. Tempat ini biasanya disebut Tempat Penempatan Sementara atau TPS.

Keragu-raguan terhadap status barang biasanya diakibatkan oleh berbagai pertimbangan yang mendasarinya, di ataranya :
• Masih ada rasa sayang terhadap barangnya.
• Masih ada rasa sayang terhadap barang yang bernilai Historis.
• Barang tersebut mengandung unsur kerahasiaan Perusahaan.
• Barang tersebut masih akan diperlukan pada waktu mendatang yang belum jelas.

Barang-barang yang masuk dalam kategori “ragu-ragu” ini, kemuudian biasanya kan menjadi “Penghuni Tetap” di TPS, sehingga TPS seharusnya berfungsi sebagai temapat penempatan sementara berfungsi sebagai gudang.


MANAJEMEN TPS
Dalam kondisi seperti ini, perlu diterapkan manajemen TPS sehingga sirkulasi barang di TPS akan berjalan dengan lancar sampai pada suatu waktu, keberadaan TPS tidak diperlukan lagi. Hal-hal yang perlu dijadikan pertimbangan dalam manajemen TPS di antaranya adalah :
• Lokasi TPS hendaknya yang aman dan mudah di AKSES.
• Ada koordinator seabagai penanggung jawan atas administrasi dan keamanan barang di TPS.
• Ada batasan waktu untuk barang-barang yang ditempatkan di TPS, dan pada akhirnya keberadaan TPS juga harus diakhiri juga.
• Manajemen hendaknya menetapkan status final tas barang-barang dan akhirnya menutup keberadaan TPS.

Keberhasilan memanajemeni TPS dalam penerapan tahap Ringkasa (R1) adalah baru langkah awal. Namun langkah ini akan menjadi langkah “emas” untuk meraih “emas’ yang lainnya dalam rangkaian program 5R yang akan menjadi dasar untuk meningkatkan efisiensi, produktifitas dan kualitas menuju word class company.

1 komentar:

halimah nilam dewi mengatakan...

maaf mengganggu.. kalau boleh tahu cara mendapatkan buku kkristianto jahja 5R dasar membangun kelas dunia didapatkan dimana ya.. buku ini untuk keperluan skripsi saya. terima kasih :)