Aplikasi 5K/5R/5S dan Tahapannya

by Soleh Sugianto

Sebenarnya 5S itu apa sih?
Dan bagaimana penerapannya, pelaksanannya, bentuknya seperti apa, sistemnya seperti apa? Nah kami dikantor dan proyek sedang melaksanakan sistem 5 R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) atau 5 S sebagai bagian dari terapan appropriate working condition nya-ISO 9000 series.

Urutan dari 5 R (baca 5S) tersebut tidak dapat dibolik-balik. Mungkin dapat sharing apakah pernyataan itu benar?

Urutan tersebut disusun berdasarkan urutan langkah/tahap implementasi, mulai dari Resik s/d Rajin, sehingga memang tidak bisa dibalik-balik. Kalau ditempat saya namanya 5K + S: (1) Ketertiban, (2) Kerapian, (3) Kebersihan, (4) Kelestarian, (5) Kedisiplinan, dan ditambahkan (6) Safety (keselamatan)
Urutan 5K/5R/5S yang Bapak sebutkan memang benar, yaitu:
(1) Ketertiban/Ringkas (Seiri): Singkirkan barang yang tidak perlu.
(2) Kerapian/Rapi (Seiton): Penyimpanan barang sesuai dengan tempatnya.
(3) Kebersihan/Resik (Seiso): Membersihkan berarti memeriksa.
(4) Kelestarian/Rawat (Seiketsu): Menghindari ketidakpastian/ketidaksesuaian.
(5) Kedisiplinan/Rajin (Shitsuke): Norma kerja produktif selalu dipatuhi.
5R (5S) ini mayoritas diterapkan di perusahaan/manufaktur milik Jepang dan Korea. Dan sekarang semua perusahaan sudah menuntut untuk diterapkan Program ini, termasuk perusahaan kami, PT KEMAS INDAH MAJU. Silahkan buka situs kami di www.kemas.co.id
Penerapan 5R harus dilakukan secara sistematis karena pada intinya 5R bukanlah suatu standar tetapi lebih ke arah pembentukan budaya seluruh karyawan di dalam suatu perusahaan.
5R memang tidak dapat dibolak-balik karena itu sudah menjadi suatu urutan logis yang harus dijalankan. Dimana hal pertama yang harus dilakukan adalah Ringkas, bagaimana membuat area kerja menjadi ringkas dengan hanya menempatkan barang-barang yang diperlukan saja. Setelah ringkas baru dirapikan dan dibersihkan. Tahap selanjutnya baru melakukan perawatan dan pemerliharaan. Satu hal yang penting yang harus diperhatikan adalah jangan berharap akan terjadi bersih kalau belum ringkas. Demikian juga seterusnya. Sehingga pada intinya 5R harus diterapkan step by step mulai dari R1, setelah cukup baik baru ke R2 dan seterusnya.
Pembentukan budaya 5R bukanlah suatu yang instan, dibutuhkan waktu bertahun-tahun untuk menjadi budaya. Dalam 5R tentu tidak ada yang sempurna, semua harus berpikir menjadi lebih baik menjadi lebih baik dan terus akan menjadi lebih baik.
5 R bisa diterapkan dimana saja, untuk jenis usaha apa saja yang penting tujuannya jelas dan dapat diukur efektivitasnya (Kata pepatah: if you can not measure it, you can not manage it). Kami dikantor dan diproyek menggunakan ukuran point tertentu. Jadi, kami memodifikasi (Form Audit) sendiri sesuatu yang kami anggap benar dan baik kami standarkan. Kalau scorenya sdah tinggi lama kelamanan jadi budaya.
Kalau mengenai urutan 5 R, kami masih mencari pembenarannya dari sudut lain, misalnya: mengapa R ke 4 (Rawat) dan 5 (Rajin) di letakkan paling belakang? kalau menurut saya :karena kedua hal tersebut tidak dapat dilihat/tidak kelihatan, tapi justru yang paling penting karena basis penerapan ini di Rajin nya (Disiplin). Kalau begitu kenapa tidak didepan? Dari pengalaman penerapannya kami cari pembenaran yang duluan ditulis yang kelihatan (Seeing is beliefing), sedangkan R1,2,3 sejalan dengan pemikiran sesuai urutan proses dan berbasis efisien yang juga didasari Kaizen.
(1) 5R yang aktif (persiapan)
(2) Pembudayaan 5R (5R yg efektif)
(3) 5R pencegahan (penerapan 5R tingkat lanjut)

Dalam tahap I:
(1) Ringkas:
- Membuang barang yang tidak diperlukan. Disini barang dikelompokkan menjadi 4 (barang rusak/ dibuang, stok mati/dibuang,stok tidur/dipindahkan ke tempat penyimpanan lain & bahan sisa)

(2) Rapi:
- Membenahi tempat penyimpanan
- Mengatur tata letak peralatan kerja

(3) Resik:
- Mengatur prosedur kebersihan harian, termasuk penanggung jawabnya.

(4) Rawat:
- Mempertahankan dan menindaklanjuti dr ketiga langkah diatas.
- Pemeriksaan ke lapangan
- Disini mulai dibuatkan Standar-standar

(5) Rajin:
- Pengendalian visual tempat kerja
- Menerima kritik & saran atas pelaksanaan 3 hal diatas
- Pemasangan slogan-slogan
- Menuju terciptanya suatu KEBIASAAN yang rajin, yang pada akhirnya akan menjadi BUDAYA

Dalam tahap II:
(1) Ringkas:
- Mengendalikan tingkat persediaan barang

(2) Rapi:
- Memudahkan penggunaan dan pengembalian barang

(3) Resik:
- Membudayakan kebersihan & pemeriksaan minimal 5 menit setiap hari

(4) Rawat:
- Mempertahankan tempat kerja yg resik

(5) Rajin:
- Mempertahankan rawat di perusahaan

Dalam tahap III:
(1) Ringkas pencegahan:
- Menghindari adanya barang yg tidak diperlukan

(2) Rapi pencegahan:
- Menghindari ketidakrapian

(3) Resik pencegahan:
- Membersihkan tanpa mengotori lagi

(4) Rawat pencegahan:
- Mencegah penurunan kondisi lingkungan

(5) Rajin pencegahan:
- Mensistematika pelatihan

Maka tujuan dari masing-masing langkah adalah sebagai berikut :
(1) Ringkas: biaya/cost
(2) Rapi: proses & delivery
(3) Resik: quality & safety
(4) Rawat: sistem & standar
(5) Rajin: budaya & sikap

Jadi inti/dasar dari 5R adalah Ringkas, Rapi & Resik, sedangkan Rawat dan Rajin adalah proses pengendalian & tindak lanjut dari ketiga hal tsb.

3 tahapan yang disebutkan diatas sejalan dengan PDCA dan menuju efisiensi. Apalagi konsumen sekarang mengharapkan Quality up, cost down, ya 5 R inilah menurut saya salah satu approach dasar yang paling ampuh untuk memperoleh efisiensi.
Dalam pelaksanaan 5 R dikantor dan lapangan, kami menggunakan tahapan sikap kerja yang:
a) DIPAKSA (Manusia pada dasarnya malas)
b) TERPAKSA (Kendali dengan sistem)
c) BISA ( Proses pembelajaran sampai Tahu)
d) BIASA (Sikap yang termotivasi)
e) BUDAYA (Perilaku yang mengarah pada belief)