Enterprise Resource Planning (1)

Abdy Taminsyah 

Sumber IFS (Industrial & Financial System)

ERP, Infrastruktur Vital Sebuah Industri

Artikel ini dibagi menjadi 3 bagian:

1) Konsep dasar ERP

2) Bagaimana menentukan ERP yang cocok untuk anda

3) Sistim ERP di masa depan.

Bagian 1 -- Konsep Dasar ERP

Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistim ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto telah diberikan kepada software

aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan

pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana manusia, mesin, suku cadang,

waktu, material dan kapasitas.

Sistim ERP dibagi atas beberapa sub-sistim yaitu sistim Financial,  sistim Distribusi, sistim

Manufaktur, sistim Maintenance dan sistim Human Resource.

Industri analis TI seperti Gartner Group dan AMR Research telah sejak awal tahun 90an

memantau dan menganalisa paket-paket aplikasi yang tergolong dalam sistim ERP.

Contoh paket ERP antara lain: SAP, Baan, Oracle, IFS,Peoplesoft, JD.Edwards dan

Microsoft Dynamics SL (Solomon).Untuk mengetahui bagaimana sistim ERP dapat membantu

sistim operasi bisnis kita, mari kita perhatikan suatu kasus kecil seperti di bawah ini: Katakanlah

kita menerima order untuk 100 unit Produk A. Sistim ERP akan membantu kita menghitung

berapa yang dapat diproduksi berdasarkan segala keterbatasan sumber daya yang ada pada

kita saat ini. Apabila sumber daya tersebut tidak mencukupi, sistim ERP dapat menghitung

berapa lagi sumberdaya yang diperlukan, sekaligus membantu kita dalam proses pengadaannya.

Ketika hendak mendistribusikan hasil produksi, sistim ERP juga dapat menentukan cara

pemuatandan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan pelanggan.

Dalam proses ini,tentunya segala aspek yang berhubungan dengan keuangan akan

tercatat dalam sistim ERP tersebut termasuk menghitung berapa biaya produksi dari 100

unit tersebut.

 Dapat kita lihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu fungsi/bagian sering

digunakan oleh fungsi/bagian yang lain.

Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian perbekalan,

bagian produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan, bagian keuangan dan

sebagainya. Oleh karena itu, unsur 'integrasi'itu sangat penting dan merupakan

tantangan besar bagi vendor-vendor sistim ERP.

 Pada prinsipnya, dengan sistim ERP sebuah industri dapat dijalankan secara

optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti

biaya inventory (slow moving part, dll.), biaya kerugian akibat 'machine fault' dll.

Di negara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun,

mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). Di sini, segala

sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan

(fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance,

jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault,inventory, dsb.

 Berapa jumlah perusahaan yang ingin memakai sistim ERP? Pertanyaan ini mungkin

dapat dijawab dengan pertanyaan : Bisakah perusahaan anda bertahan hidup

(survive) tanpa sistim ERP? Menurut AMR Research dari Boston,

untuk perioda 1997-2002, potensi pasar vendor sistim ERP akan melaju dari

11 sampai 52milliar USD.

Beberapa variasi ERP

Di sistim manufacturing sendiri bisa terdapat beberapa variasi: a)make-to-stock

(diproduksi untuk dijadikan stok

b)assemble-to-order (dirakit berdasarkan permintaan) 

c)assemble-to-stock (dirakit untuk dijadikan stok) 

d)make-to-order (diproduksi berdasarkan permintaan).

Contoh make-to-stock misalnya: pabrik kertas dimana kertas itu sudah menjadi

suatu komoditi yang bisa dijual kapan saja. Sebuah contoh assemble-to-stock

misalnya: pabrik TV yang mendatangkankomponennya secara knockdown yang

kemudian di rakit untuk dijadikan TV siap jual.

 Pada dasarnya, semakin kompleks suatu industri, maka sistim manufacturing

tersebut juga makin menuju ke sistim assemble-to-order atau make-to-order.

Sebagai contoh, industry pesawat nyaris tidak mungkin memakai sistim make

to stock karena komponennya saja perlu di rancang khusus. Untuk industri seperti

itu, beberapa vendor sistim ERP juga menyediakan sistim Project Management

sebagai ganti dari sistim produksi.

 Ada juga industri yang memerlukan sangat banyak komponen yaitu misalnya

industri mobil atau industri elektronik. Dalam industri-industri ini, jumlah komponen

dapat sampai jutaan macam dan masing-masing mempunyai atributnya sendiri-sendiri.

Untuk kebutuhan ini, ada vendor sistim ERP yang menyediakan sistim Product Data

Management (PDM). Dengan PDM, kita bisa dengan cepat mendapatkan informasi

yang lebih lengkap mengenai hubungan suatu komponen dengan komponen yang lain.

Selain itu dapat juga diketahui informasi mengenai suatu komponen atau komponen

grup termasuk daftar harga, spesifikasi, pemasok dan daftar pemasok alternatif.

 Bagi industri yang memerlukan efisiensi dan komputerisasi dari segi penjualan,

maka ada tambahan bagi konsep ERP yang bernama Sales Force Automation (SFA).

Sistim ini merupakan suatu bagian penting dari suatu rantai pengadaan (Supply Chain)

ERP. Pada dasarnya, Sales yang dilengkapi dengan SFA dapat bekerja lebih efisien

karena semua informasi mengenai suatu pelanggan atau produk yang dipasarkan ada

di databasenya.

 Khusus untuk industri yang bersifat assemble-to-order atau make-to-order seperti

industri pesawat, perkapalan, automobil,truk dan industri berat lainnya, sistim ERP

dapat juga dilengkapi dengan Sales Configuration System (SCS). Dengan SCS,

Sales dapat memberikan penawaran serta proposal yang dilengkapi dengan

gambar, spesifikasi, harga berdasarkan keinginan / pesanan pelanggan.

Misalnya saja seorang calon pelanggan menelpon untuk mendapatkan

tawaran sebuah mobil dengan berbagai kombinasi yang mencakup warna

biru, roda racing, mesin V6 dengan spoiler sport dan lain-lain. Dengan SCS,

Sales dapat menberikan harga mobil dengan kombinasi tersebut pada saat itu juga.

Proses

Sistim ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice' -

proses umum yang paling layak di tiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang

sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.

 Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistim ERP, maka

industri kita juga haurs mengikuti 'best practice process' (proses umum terbaik)

yang berlaku. Disini banyak timbul masalah dan tantangan bagi industri kita di

Indonesia. Tantangannya misalnya, bagaimana merubah proses kerja kita menjadi

sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh sistim ERP,atau,merubah sistim ERP

untuk menyesuaikan proses kerja kita.

 Proses penyesuaian itu sering disebut sebagai proses Implementasi. Jika dalam

kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses kerja yang cukup mendasar,

maka perusahaan ini harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang

dapat memakan waktu berbulan bulan.

 Sebagai kesimpulan, sistim ERP adalah paket software yang sangat dibutuhkan untuk

mengelola sebuah industri secara efisien dan produktif. Secara de facto, sistim ERP harus

menyentuh segala aspek sumber daya perusahaan yaitu dana, manusia, waktu, material dan

kapasitas. Perlengakapan sistim ERP mencakup juga SFA, SCS, PDM dan juga Project

Management. Karena sistim ERP dirancang dengan suatu proses kerja terbaik yang

berlaku umum, maka hal ini merupakan tantangan konsultan ERP untuk dapat menerapkan

sistim ERP untuk suatu perusahaan.

Pada Bab II, saya akan membahas faktor-faktor apa yang seharusnya kita

pertimbangkan dalam penentuan ERP yang cocok untuk industri kita.